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Otro método para convertir un archivo de Microsoft Word (o cualquier otra aplicación) a PDF es por medio de utilerías que actúan como “impresoras pdf”, las cuales ocultan todo el proceso de crear un archivo PostScript y pasar a PDF en una caja negra, de forma transparente para el usuario. Para este ejemplo, seleccionamos la utilería PDFCreator.

PDFCreator

PDFCreator es una utilería gratis que permite crear PDFs desde cualquier aplicación de Windows, ya sea de MS-Office, como Word, Excel, PowerPoint, etc, hasta desde casi cualquier otra aplicación que pueda imprimir en Windows. Desde mi punto de vista, es el método más fácil y directo de crear un PDF, ideal para los usuarios de todos los niveles.

Características Principales de PDFCreator

• Permite crear PDF desde cualquier programa que pueda imprimir de forma fácil y directa
• Tiene una interfaz fácil de usar, en la cuál podemos configurar todas las opciones
• Seguridad: Puede encriptar los PDFs y proteger la impresión, la apertura, etc con un password o contraseña.
• Puede enviar los documentos PDFs generados vía Email
• Además de PDF, puede convertir los documentos a otros formatos gráficos, como PNG, JPG, TIFF, BMP, PCX, PS y EPS
• Puede organizar los archivos PDF en una estructura de directorios en base a los atributos o etiquetas del documento, por ejemplo, Username, Computername, etc..
• Puede pegar o integrar múltiples PDF en uno sólo.
• Instalación fácil
• Para administradores de redes, puede correr en Terminal Server.
• Permite convertir archivos desde la línea de comandos, esto facilita la conversión batch de archivos.
• Es gratis! Distribuido con la licencia Aladdin Free Public License. (Limitado en la re-distribución comercial).

Instalación

1.- Descargar el instalador

Entrar a la página de descarga de sourceforge. En este momento, la última versión es PDFCreator 0.9.2. Existen 3 diferentes instaladores:

• PDFCreator-0_9_2_AFPLGhostscript.exe : Utiliza las utilerías de PosScript con licencia AFPL.
• PDFCreator-0_9_2_GPLGhostscript.exe : Utiliza las utilerías de PostScript con licencia GPL.

  ¿Cuál es la diferencia entre los dos instaladores? para efectos prácticos, ninguna. La versión AFPL es un poco más actual y tiene las últimas características, pero tiene algunas restricciones para su redistribución con fines comerciales. Si va a utilizar PDFCreator para fines personales y no lo va a re-distribuir, utilice la versión AFPL. Las utilerías PostScript permiten convertir una salida postscript a PDF, de la misma forma como lo presenté en el artículo anterior.

• PDFCreator-0_9_2_WithoutGhostscript.exe : Si ya tienes instalado GhostScript y sus utilerías de acuerdo a las instrucciones del artículo anterior, ya no es necesario re-instalarlo. Este instalador sólamente incluye la impresora PDF y detecta automáticamente GhostScript.

2.- Ejecutar el instalador

En este caso, voy a utilizar el instalador PDFCreator-0_9_2_WithoutGhostscript.exe, ya que en mi sistema ya está instalado GhostScript. En cualquier otro caso, se puede utilizar el archivo PDFCreator-0_9_2_AFPLGhostscript.exe .

Se recomienda un nombre de impresora fácil de recordar, sin espacios.

La nueva versión de PDFCreator incluye una barra que se integra al Internet Explorer y que permite convertir fácilmente páginas WEB a PDF, realizar búsquedas, etc.

Recomendación: No instalar la barra de Internet Explorer, ya que las funciones de búsqueda envían cierta información como dirección IP, ubicación geográfica, etc. con el fin de regresar como parte de la búsqueda anuncios personalizados; algunos anti-virus pueden interpretar esto como una violación a la privacidad y pueden enviar mensajes de advertencias o de plano bloquear el acceso. Quitar la selección de la casilla correspondiente para no instalar esta función. (Si decides instalarla, posteriormente se puede desinstalar independientemente, sin tener que desinstalar PDFCreator)

3.- Configuración de PDFCreator

Abrir el monitor de PDFCreator con el ícono del escritorio

Monitor de PDFCreator, el cuál permite ver el proceso de “impresión” de los documentos al formato PDF. También, desde aqui se pueden seleccionar los documentos que se quieren pegar o unir en un sólo PDF.

Entrar al menu File->Options

En estas pantallas se puede configurar todas las opciones para crear los PDFs. En la primera pantalla, se puede crear un PDF de prueba, para checar que todo funcione correctamente.

En el menú de la izquierda se encuentran las configuraciones especiales para cada tipo de formato de salida posible, como PDF, formatos gráficos, PNG, TIFF, etc. Aquí algunas opciones específicas del PDF.

Opciones de Seguridad, como encriptación, passwords o contraseñas, funciones permitidas y bloquedas, como imprimir, copiar, etc.

4.- Creando un PDF desde MS-Word

Abrir cualquier documento en MS-Word

Mandar a imprimir el documento en la nueva “impresora” PDFCreator

Capturar las propiedades del nuevo PDF a crear. Si se desea combinar este documento con otros, se puede seleccionar “Wait-Collect”. Al finalizar, oprimir “Save”.

Seleccionar el nombre y ubicación del nuevo PDF. Al finalizar la conversión, se abre el nuevo documento en la aplicación de PDF, generalmente Acrobat. ¡ LISTO !. Se utiliza el mismo procedimiento para convertir desde cualquier aplicación.

Referencias

• Página principal de PDFCreator
• Documentación: Preguntas Frecuentes FAQ
• Página de SourceForge de PDFCreator: http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/
• Descarga de archivos

Otras herramientas similares:

• http://sourceforge.net/projects/qvpdf
  Implementa también una impresora PDF
• http://www.primopdf.com/
  Sencillo y fácil de usar.
• http://www.transcom.de/transcom/en/2004_pdf-t-maker.htm
  Permite convertir un archivo de MS-Word rico en atributos y metadata, como índices, headings o encabezados de capítulos y subcapítulos, tablas de contenido, ligas hipertexto inter-documento y a Internet , ligas a pie de página y referencias, cuadros de comentarios, al formato de PostScript, manteniendo la funcionalidad de navegación y las ligas. Posteriormente el archivo PostScript debe ser convertido a PDF por medio de PDFCreator o directamente con GhostScript.

Puede enviar comentarios, sugerencias y preguntas de éste artículo en el formulario siguiente.

En el siguiente post, veremos como se pueden utilizar estas herramientas de forma programática en un script o batch, para convertir masivamente documentos Word a PDF.